Fazer mais utilizando menos recursos e em menos tempo. Esta é a definição mais simples para o que é produtividade.
Mas o que significa, de fato, ser produtivo?
De acordo com o Dicionário da Língua Portuguesa, o significado de produtividade é a eficiência na produção de algo. Isto é, trata-se do rendimento ou da relação entre uma determinada quantidade produzida e dos fatores necessários para a obter.
A produtividade, na economia, é considerada a relação entre aquilo o que é produzido e os meios empregados (mão-de-obra, materiais, energia, etc).
Produtividade tem a ver com eficiência e tempo: quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido, mais produtivo será o sistema.
É fato que uma melhor produtividade constitui maior rentabilidade para uma empresa.
Hoje temos a sensação de que o tempo passa mais rápido. Ou seja: temos a impressão de que somos menos produtivos. A velocidade da informação é um dos fatores preponderantes para esta sensação.
O tempo é o mesmo de antes, contudo, para que não haja esta sensação, é necessário que saibamos gerir melhor as informações possíveis.
O conceito de ligação entre produção e produtividade foi estabelecido com o passar dos anos. Com isso, se manteve um princípio de que são a mesma coisa, ou de que uma seria sinônimo da outra. Porém, isso não é verdade.
É importante saber diferenciar os dois conceitos, e é isto o que vamos apresentar agora. Como falamos anteriormente, produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo.
Já a produção é todo tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A produção pode ser definida como a diferença entre o volume do que se produz em relação aos bens consumidos.
Uma medida de resultados: esta é uma boa definição para produção. Ou seja, é um dado sobre o que foi produzido durante um determinado período de tempo. A produção tem mais relação com o que deve ser feito do que como deve ser feito.
É importante entender completamente este sentido, uma vez que alguém pode ter produção em grande escala e, ainda assim, não ser produtivo.
Isso acontece porque, na maioria das vezes, quando se é exigido o aumento da produção, acontece uma diminuição da produtividade.
O motivo: quando se aumentam as horas de trabalho e a quantidade de trabalho a ser realizada, isso afeta a qualidade na hora da entrega.
Há outros fatores, além deste, que estão relacionados nesta equação e que andam de mãos dadas com a produtividade.
De acordo com especialistas, uma das principais questões a se tratar para ser mais produtivo é a forma como se interpreta o sentido do tempo.
Para estes, o objetivo das pessoas não deveria ser realizar cada coisa que está em uma lista. O ideal seria fazer o mínimo de tarefas para criar o maior impacto em relação às metas estabelecidas.
Assim, produtividade deixa de ser sobre quantas coisas se faz na lista para ser o resultado que se consegue no tempo que se gastou. A seguir apresentamos algumas dicas, defendidas por especialistas, para ser mais produtivo:
A organização de responsabilidades com fácil visualização e monitoramento pode nos tornar mais produtivos.
É fundamental organizar tarefas fazendo categorias, tirando de vista as que não são urgentes ou importantes.
As categorias podem contemplar itens como carreira, relacionamentos, vida pessoal.
A incerteza em relação ao que fazer costuma ser um dos principais motivos da perda de tempo.
As pessoas costumam reagir ao que quer que surja, sem pensar sobre o que devem realmente fazer com o tempo.
Pensar no planejamento da programação pode ser o diferencial entre fazer menos ou mais com o tempo.
É importante estudar as necessidades de trabalho, filtrar e priorizar as tarefas da lista. Ainda, é fundamental se dedicar ao que realmente importa.
Especialistas dizem o quão fundamental é designar horários específicos para tarefas, dizer não quando apropriado e ser rápido nas decisões.
As tarefas precisam ser incorporadas ao cronograma. Não apenas uma lista de tarefas, mas um “quando” devem ser realizadas.
Há um princípio de que é preciso erradicar a noção de “perfeição geral”.
Ou seja: as pessoas precisam ser mais seletivas sobre quais tarefas desejam realmente refinar e passar a maior parte do tempo se esforçando para estas.
Para isso, há uma técnica chamada “max, mod e min”, na qual se deve, antes de começar uma tarefa, escrever o máximo que se pode fazer por ela, o mínimo e o moderado.
Com esta técnica, se identifica concretamente quanto tempo cada nível de performance leva. Isso ajuda a definir quanto tempo e esforço será, de fato, preciso para cada tarefa.
É importante se concentrar, determinar qual tarefa é mais importante a ser executada naquele dia. Com isso, é possível trabalhar em ordem de prioridade — do principal para as menos importantes.
Existe uma série de ferramentas para otimizar o tempo e ajudar a concluir os projetos, como aplicativos. Ainda, há outra forma que pode contribuir para gestão do tempo no trabalho e de questões pessoais, a Tríade do Tempo.
Christian Barbosa é considerado o maior especialista em produtividade pessoal e empresarial do Brasil. Definido como “Senhor do Tempo” pela imprensa, ele é autor do livro “A Tríade do Tempo”.
Com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo, Christian apresenta um método de planejamento pessoal que ajuda na organização da vida e na produtividade.
De acordo com ele, deveríamos chamar a administração do tempo de “administração da vida”, já que a produtividade está relacionada ao equilíbrio.
Equilíbro tem relação com orientar a vida de forma a atender as prioridades profissionais e pessoais. Entretanto, para isso acontecer, é importante que você compreenda sua identidade.
Para ser mais produtivo é preciso descobrir quem você é, quais pessoas são importantes para você, o que você deseja conquistar em sua vida e qual a sua missão.
Sendo assim, é dessa forma que, ao planejar o tempo para atingir o equilíbrio, se alocará as horas em atividades relacionadas à identidade.
Em suma, a metodologia proposta por Christian Barbosa propõe o cumprimento da Metodologia Tríade.
Esta metodologia propõe que as atividades sejam divididas em 03 critérios. Urgente, importante e circunstancial. Desta forma, de acordo com Christian, estes três critérios ou esferas, representam toda a forma como se utiliza o tempo.
Estas atividades são aquelas em que o tempo ou já se esgotou. São as tarefas que não podem ser previstas, normalmente causando estresse.
As atividades significativas da vida. Que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. São atividades importantes, mas que têm tempo para serem feitas. E podem ser horas, dias ou meses.
Estas são as atividades desnecessárias. As que gastam o tempo de forma inútil. Uma esfera ou categoria que não traz resultados, apenas frustrações.
Aplique a metodologia Tríade na sua carreira. Confira as indicações de leitura de Christian Barbosa.
Segundo Christian Barbosa, existe uma tríade ideal, que deve ser uma meta para cada um. A tríade ideal é a que traz mais felicidade.
Para aplicar a Tríade do Tempo na carreira e nos negócios e ter uma gestão de tempo mais eficaz, é necessário:
Como vimos, organizar as prioridades aumenta a produtividade, o rendimento no trabalho e as conquistas. Além disso, reflete-se no aumento dos resultados da empresa onde se está e de seus projetos pessoais.
Há diversas formas de aprender a gerenciar seu tempo de maneira a se obter mais produtividade. Entre elas, apresentamos a Tríade do Tempo, proposta por Christian Barbosa.
Aliás, ele é o maior especialista do Brasil em Produtividade Pessoal e Empresarial. Seus conhecimentos sobre o assunto são compartilhados em aulas de três especializações do PUCRS, como:
Nesses cursos, Christian Barbosa ajuda na definição de prioridades, na organização de informações, a lidar com interrupções, entre outras importantes habilidades para profissionais de alta performance.
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