Produtividade: o que é e como aplicar na sua carreira

Fazer mais utilizando menos recursos e em menos tempo. Esta é a definição mais simples para o que é produtividade.

Mas o que significa, de fato, ser produtivo?

De acordo com o Dicionário da Língua Portuguesa, o significado de produtividade é a eficiência na produção de algo. Isto é, trata-se do rendimento ou da relação entre uma determinada quantidade produzida e dos fatores necessários para a obter.

A produtividade, na economia, é considerada a relação entre aquilo o que é produzido e os meios empregados (mão-de-obra, materiais, energia, etc).

Produtividade tem a ver com eficiência e tempo: quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido, mais produtivo será o sistema.

É fato que uma melhor produtividade constitui maior rentabilidade para uma empresa.

Hoje temos a sensação de que o tempo passa mais rápido. Ou seja: temos a impressão de que somos menos produtivos. A velocidade da informação é um dos fatores preponderantes para esta sensação.

O tempo é o mesmo de antes, contudo, para que não haja esta sensação, é necessário que saibamos gerir melhor as informações possíveis.

Diferença entre produção e produtividade

O conceito de ligação entre produção e produtividade foi estabelecido com o passar dos anos. Com isso, se manteve um princípio de que são a mesma coisa, ou de que uma seria sinônimo da outra. Porém, isso não é verdade.

É importante saber diferenciar os dois conceitos, e é isto o que vamos apresentar agora. Como falamos anteriormente, produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo.

Já a produção é todo tipo de atividade que visa a origem de um serviço, objeto ou produto. A produção pode ser definida como a diferença entre o volume do que se produz em relação aos bens consumidos.

Uma medida de resultados: esta é uma boa definição para produção. Ou seja, é um dado sobre o que foi produzido durante um determinado período de tempo. A produção tem mais relação com o que deve ser feito do que como deve ser feito. 

É importante entender completamente este sentido, uma vez que alguém pode ter produção em grande escala e, ainda assim, não ser produtivo.

Isso acontece porque, na maioria das vezes, quando se é exigido o aumento da produção, acontece uma diminuição da produtividade.

O motivo: quando se aumentam as horas de trabalho e a quantidade de trabalho a ser realizada, isso afeta a qualidade na hora da entrega.

Há outros fatores, além deste, que estão relacionados nesta equação e que andam de mãos dadas com a produtividade.

Como desenvolver a produtividade?

De acordo com especialistas, uma das principais questões a se tratar para ser mais produtivo é a forma como se interpreta o sentido do tempo.

Para estes, o objetivo das pessoas não deveria ser realizar cada coisa que está em uma lista. O ideal seria fazer o mínimo de tarefas para criar o maior impacto em relação às metas estabelecidas.

Assim, produtividade deixa de ser sobre quantas coisas se faz na lista para ser o resultado que se consegue no tempo que se gastou. A seguir apresentamos algumas dicas, defendidas por especialistas, para ser mais produtivo:

Categorizar responsabilidades

A organização de responsabilidades com fácil visualização e monitoramento pode nos tornar mais produtivos.

É fundamental organizar tarefas fazendo categorias, tirando de vista as que não são urgentes ou importantes.

As categorias podem contemplar itens como carreira, relacionamentos, vida pessoal.

Relacionar o “fazer” ao “quando”

A incerteza em relação ao que fazer costuma ser um dos principais motivos da perda de tempo.

As pessoas costumam reagir ao que quer que surja, sem pensar sobre o que devem realmente fazer com o tempo.

Pensar no planejamento da programação pode ser o diferencial entre fazer menos ou mais com o tempo.

É importante estudar as necessidades de trabalho, filtrar e priorizar as tarefas da lista. Ainda, é fundamental se dedicar ao que realmente importa.

Especialistas dizem o quão fundamental é designar horários específicos para tarefas, dizer não quando apropriado e ser rápido nas decisões.

As tarefas precisam ser incorporadas ao cronograma. Não apenas uma lista de tarefas, mas um “quando” devem ser realizadas.

Praticar a “perfeição seletiva”

Há um princípio de que é preciso erradicar a noção de  “perfeição geral”.

Ou seja: as pessoas precisam ser mais seletivas sobre quais tarefas desejam realmente refinar e passar a maior parte do tempo se esforçando para estas.

Para isso, há uma técnica chamada “max, mod e min”, na qual se deve, antes de começar uma tarefa, escrever o máximo que se pode fazer por ela, o mínimo e o moderado.

Com esta técnica, se identifica concretamente quanto tempo cada nível de performance leva. Isso ajuda a definir quanto tempo e esforço será, de fato, preciso para cada tarefa.

Gerenciar capacidade e tempo

É importante se concentrar, determinar qual tarefa é mais importante a ser executada naquele dia. Com isso, é possível trabalhar em ordem de prioridade — do principal para as menos importantes.

Ferramentas que ajudam na produtividade

Existe uma série de ferramentas para otimizar o tempo e ajudar a concluir os projetos, como aplicativos. Ainda, há outra forma que pode contribuir para gestão do tempo no trabalho e de questões pessoais, a Tríade do Tempo.

Christian Barbosa é considerado o maior especialista em produtividade pessoal e empresarial do Brasil. Definido como “Senhor do Tempo” pela imprensa, ele é autor do livro “A Tríade do Tempo”.

Com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo, Christian apresenta um método de planejamento pessoal que ajuda na organização da vida e na produtividade.

De acordo com ele, deveríamos chamar a administração do tempo de  “administração da vida”, já que a produtividade está relacionada ao equilíbrio.

Equilíbro tem relação com orientar a vida de forma a atender as prioridades profissionais e pessoais. Entretanto, para isso acontecer, é importante que você compreenda sua identidade.

Para ser mais produtivo é preciso descobrir quem você é, quais pessoas são importantes para você, o que você deseja conquistar em sua vida e qual a sua missão.

Sendo assim, é dessa forma que, ao planejar o tempo para atingir o equilíbrio, se alocará as horas em atividades relacionadas à identidade.

Em suma, a metodologia proposta por Christian Barbosa propõe o cumprimento da Metodologia Tríade.

Metodologia Tríade

Esta metodologia propõe que as atividades sejam divididas em 03 critérios. Urgente, importante e circunstancial. Desta forma, de acordo com Christian, estes três critérios ou esferas, representam toda a forma como se utiliza o tempo.

Como definir o que é urgente?

Estas atividades são aquelas em que o tempo ou já se esgotou. São as tarefas que não podem ser previstas, normalmente causando estresse.

Como definir o que é importante?

As atividades significativas da vida. Que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. São atividades importantes, mas que têm tempo para serem feitas. E podem ser horas, dias ou meses.

Como definir o que é circunstancial?

Estas são as atividades desnecessárias. As que gastam o tempo de forma inútil. Uma esfera ou categoria que não traz resultados, apenas frustrações.

Aplique a metodologia Tríade na sua carreira. Confira as indicações de leitura de Christian Barbosa.

Relação entre Tríade do Tempo e produtividade

Segundo Christian Barbosa, existe uma tríade ideal,  que deve ser uma meta para cada um. A tríade ideal é a que traz mais felicidade.

Para aplicar a Tríade do Tempo na carreira e nos negócios e ter uma gestão de tempo mais eficaz, é necessário:

1. Ter claro o propósito. É preciso ter uma força maior que o leve a agir.
2. Traçar metas: o que você precisa fazer para atingir para atingir o seu propósito?
3. Utilizar uma ferramenta. É impossível guardar tudo na mente. Então, crie meta usando umas das ferramentas sugeridas ou outra de sua preferência
4. Focar. Não é possível fazer tudo ao mesmo tempo. Escolha poucas metas para serem executadas de uma vez.
5. Analisar os recursos. Com uma análise SWOT é possível identificar os pontos fortes e fracos e criar a melhor estratégia para executar o planejamento.
6. Manter-se motivado. Tome medidas para manter a sua motivação e da equipe. Importante relembrar o início da trajetória, as dificuldades, as conquistas e a proximidade do objetivo.

Coloque na prática essa metodologia

Como vimos, organizar as prioridades aumenta a produtividade, o rendimento no trabalho e as conquistas. Além disso, reflete-se no aumento dos resultados da empresa onde se está e de seus projetos pessoais.

Há diversas formas de aprender a gerenciar seu tempo de maneira a se obter mais produtividade. Entre elas, apresentamos a Tríade do Tempo, proposta por Christian Barbosa.

Aliás, ele é o maior especialista do Brasil em Produtividade Pessoal e Empresarial. Seus conhecimentos sobre o assunto são compartilhados em aulas de três especializações do PUCRS, como:

• MBA em Vendas, Negociação e Resultados de Alta Performance
• Pós-graduação em Gestão de Pessoas: Carreiras, Liderança e Coaching 
• MBA em Administração, Finanças e Geração de Valor

Nesses cursos, Christian Barbosa ajuda na definição de prioridades, na organização de informações, a lidar com interrupções, entre outras importantes habilidades para profissionais de alta performance.

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